Punto de partida para transformar tu productividad 
¿Qué tal gestionas tu tiempo? ¿Te sientes realmente productiva?

Si eres como la mayoría de personas, tu respuesta será algo así como un "Buiiino...errrr.....la verdad es que...estoooooo....Mejor cambiemos de tema".  

A lo mejor te sientes abrumada, saturada, siempre corriendo de un lugar para otro y peleándote constantemente con el (poco) tiempo que tienes disponible.

Puede que te pases el día apagando fuegos, saltando de una crisis a otra y estés agobiada y de muy mala leche.

La mayoría de personas intuyen que podrían estar gestionando mucho mejor su tiempo, pero son incapaces de conseguirlo por ellas mismas.

Precisamente por esto hoy quiero hablarte de los principales errores que cometemos cuando intentamos mejorar nuestra productividad.

Es importante no caer en estos errores porque, adivínalo, te hacen perder tiempo (!!!) pero además pueden llegar a afectarte a nivel emocional.

Si no consigues evitarlos quizás acabarías pensando que eres incapaz de organizarte, o que no eres suficientemente buena, o que todo esto es una señal de que emprender no está hecho para ti....

Meeeeeeeec!!!!!

Ese sí que sería un verdadero error, ya que todos, TODOS, podemos mejorar y desarrollar nuevos hábitos productivos y dejar atrás estos errores...

Piensa que yo misma he caído en varios de ellos.  Por este motivo te los explico; para que tú no tropieces con la misma piedra.

ERROR NÚMERO 1:  ESTAR SIEMPRE OCUPADA

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La verdadera productividad no tiene que ver con hacer más, sino con crear mayor impacto con menos trabajo.

Cuando se trata de ser más productiva, uno de los mayores errores que puedes cometer es estar activa haciendo muchísimas cosas, pero no lograr lo que quieres.

Esto nos pasa porque nos enfocamos en estar ocupadas en lugar de ser productivas, y al final tantas, tantas, tantas cosas pendientes y tantísimo trabajo nos abruman, perdemos la motivación y no logramos nuestros objetivos.

La mayoría de personas que conozco se quejan de dos cosas:

1. Tener demasiado trabajo pendiente de finalizar.
2. Y de no tener tiempo suficiente para hacerlo.

Y aquí viene un spoiler:  después de terminar este curso, tú ya no serás una de ellas ;-)

La única cosa peor que ser improductiva es ir progresando en las tareas equivocadas

Esto nos ha pasado a todas alguna vez, en lugar de trabajar en nuestros verdaderos objetivos:

• Nos quedamos abducidas viendo vídeos sobre estrategias de marketing que corresponden a un momento mucho más avanzado del que tiene tu proyecto en estos momentos.
• Navegando sin rumbo por las redes sociales (y deprimiéndonos secretamente al ver lo que sí hacen otras).
• O editando y mejorando por enésima vez un cartel que hemos diseñado para redes sociales…

Está claro que podríamos tener un gran rendimiento en cualquiera de estas actividades, pero, ¿qué estaríamos consiguiendo realmente?

La peor parte de todo esto es que a ese tipo de actividades nos hacen sentir productivas.

En el fondo sabemos que podríamos (y deberíamos) estar haciendo otras cosas que nos beneficiarían mucho más a medio-largo plazo, pero oye, nos sentimos mucho mejor haciendo cosas fáciles, aunque no sean tareas clave.

Este es uno de los grandes errores que cometemos cuando intentamos ser más productivas:  el simple hecho de estar ocupadas nos hace sentir bien, pensamos que estamos avanzando, pero realmente lo que hacemos es distraernos de nuestros verdaderos objetivos.

¿Qué ocurre? Que tener una lista enorme de tareas pendientes y estar ocupada haciendo muchísimas cosas, no implica necesariamente que estés haciendo las cosas correctas.

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¿Cuántas veces has escuchado, o te has dicho a ti misma, “no puedo, estoy demasiado ocupada“?

Hay veces en las que incluso parece que presumimos de ”ir de culo”.  Pero como ya hemos visto, estar ocupada no es sinónimo de ser productiva.

SOLUCIÓN:  Despréndete del “sentirte demasiado ocupada” y recupera el control sobre tu tiempo decidiendo conscientemente a qué lo dedicas, y si decides dedicarlo a alguna tontería, pues oye, que así sea, pero porque TÚ LO HAS DECIDIDO.

ERROR NÚMERO 2: CAER EN LA MULTITAREA

Hablamos por teléfono mientras ordenamos la casa, chateamos por el móvil mientras cocinamos, contestamos e-mails mientras vemos una serie en televisión...

Parece que hacer varias cosas a la vez nos puede ayudar a ahorrar tiempo, pero la realidad es que difícilmente podemos poner toda nuestra atención en más de una cosa a la vez.

Somos mentalmente incapaces de prestar atención a todo lo que sucede a nuestro alrededor en todo momento.

Nuestra capacidad para mantenernos concentradas es limitada y nuestro propio cerebro ya cuenta con mecanismos para hacer que no procesemos toda la información al mismo tiempo.

Sólo puedes "beneficiarte" de la multitarea cuando una de las dos tareas no requiere tu atención consciente.

Por ejemplo, puedes hablar con tus hijos mientras conduces de forma rutinaria...

¿Pero qué me dices de leer un libro mientras ellos te preguntan cómo se crearon los planetas y el universo?

Por otro lado, tardamos un buen rato en llegar a concentrarnos totalmente (unos 20 minutos); por lo que si vas cambiando de actividad constantemente, echas a perder todo aquello que habías conseguido y tienes que volver a empezar de cero.

Así que la mayoría de las veces lo que realmente estás haciendo no son dos tareas a la vez, sino ir saltando de una tarea a otra.

¿Y qué sucede con esta forma de trabajar?

Que consume recursos.

La multitarea simplemente no funciona. 

En la Universidad de Stanford sometieron a 250 estudiantes a unas pruebas para determinar si las “personas multitarea” poseían una capacidad de atención y priorización superior a la del resto.

Y el resultado es que, experimento tras experimento, los estudiantes que practicaban la multitarea eran notablemente peores en todo aquello que se pensaba que podrían haber sido mejores: concentración, almacenamiento y organización de información y capacidad para pasar de una actividad a otra.

Los aficionados a la multitarea tienen más dificultades en diferenciar lo irrelevante de lo importante, poniendo ambas tareas al mismo nivel.

Cuando estamos en mil temas distintos, aunque erróneamente creemos que estamos avanzando más, es mentira, pero además, no dejas espacio para que aparezca la inspiración y la creatividad porque no llegas a centrarte al 100% en nada  y no activas todas las neuronas y conexiones que te irían bien en ese proyecto.

Estar cambiando constantemente de una cosa a otra es agotador y nos hace ir más lentas y cometer más errores.

Cometiendo errores, agotada, lenta... no parecen sinónimos de ser más productiva, ¿verdad?

Entonces, ¿por qué caemos en la multitarea?

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Porque nos hace sentir bien.

Aunque sólo sea en el corto plazo.

Las personas que llevan a cabo multitarea no son necesariamente más productivas, simplemente se sienten mejor.

Si hacemos varias cosas a la vez obtenemos un gran sentimiento de satisfacción de forma inmediata, nos sentimos increíblemente eficientes.

Peeeeeero, lo que ocurre es justamente lo contrario.  Te sientes bien, sí, pero tus resultados son peores.

Nuestro cerebro, por muy máquina que sea, no es capaz de estar al 100% en varias tareas a la vez, coño, no lo están ni los mejores procesadores informáticos, a la que tienes 195 pestañas del navegador abiertas también petan o se ralentizan :P

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SOLUCIÓN:  ¿Sabes cuál es el camino más corto para conseguir algo?   

Ponerte con algo y no dejarlo hasta terminarlo.

Hay que saber centrarse en las cosas que realmente importan y olvidarse de lo que no es esencial.   Y lo cierto es que la mayoría llenamos nuestros días de actividades totalmente triviales.

Si hay algo que tiene el potencial de multiplicar por diez tu productividad es esto:

Enfócate en una única cosa a la vez, y no pares hasta terminarla, actúa como si tu vida dependiera de ello.

Y cada vez que te descubras saltando de una actividad a otra, recuerda que sólo te estás engañando, y que es mucho más productivo centrarte en una única cosa hasta terminarla.

ERROR NÚMERO 3:  CREER QUE TODOS TUS  ESFUERZOS VALEN LO MISMO  

Ser realmente productivo no tiene nada que ver con trabajar más y más duro​;  se trata de trabajar de forma inteligente y enfocarte en las tareas realmente importantes.

Está comprobadísimo que trabajar más no nos hace más productivas.

Hay tareas que te puede llevar el mismo tiempo ejecutarlas, pero el efecto que tienen en tu vida no es el mismo.

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¿Conoces el Principio de Pareto?

También se le conoce como la regla del 80/20 y lo que dice es que el 20% de tus esfuerzos generan el 80% de tus resultados.

Y es algo que puede aplicarse a muchísimos ámbitos, por ejemplo:

• El 20% de la ropa de tu armario es la que te pones un 80% de las veces.
• El 20% de tus clientes te generan el 80% de tus ingresos.
• El 80% de tus logros provienen del 20% de tus acciones.

Esto quiere decir que pasas gran parte del día realizando tareas que tienen muy poco impacto en tu vida.

La regla del 80/20 pone de manifiesto el desequilibrio que existe entre esfuerzos y resultados, pero también nos permite empezar a usar ese desequilibrio a favor nuestro.

Sabiendo esto, podemos modificar nuestras acciones para invertir más tiempo allí donde verdaderamente produce resultados.

Es decir, que si descubres cuál es tu 20% realmente significativo,  podrás invertir más tiempo en esas actividades y menos en las tareas que resultan ser insignificantes.

SOLUCIÓN: Necesitas descubrir a qué corresponde ese 20% que tiene un impacto real en tus resultados y tu satisfacción personal.

Céntrate en ese 20% y deja de lado todo lo demás.

Es tan importante saber en qué tareas debes enfocarte como qué tareas debes dejar de hacer.

Hacer menos para lograr más, esa es la clave.

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ERROR NÚMERO 4: NO SER REALISTA

Uno de los aspectos que más descuidamos al gestionar nuestro tiempo es tener expectativas realistas.

Una agenda atiborrada de actividades de lo más diversas es desalentadora y difícil de cumplir.

La vida tiene la extraña costumbre de tener sus propios planes, así que una programación poco realista que no deje margen para los imprevistos sólo va a hacer que te satures y explotes cuando cualquier cosa altere el orden del día.

Necesitas ser realista con lo que planeas hacer y la velocidad a la que quieres avanzar.

Si constantemente estás proponiéndote hacer demasiadas cosas y nunca llegas a terminar con lo que te has propuesto, vas a estar con la constante sensación de que no sabes organizarte, de que tienes un problema o que eres un desastre.

Y simplemente es que no estás teniendo en cuenta tu realidad.

• Si acabas de ser madre, no es realista esperar poder disponer de mmmmm….déjame pensar, más de 5 minutos libres seguidos :P
• Si tienes una cita con el pediatra a media mañana, tienes la nevera vacía y a las 12 tienes que ir a recoger a los niños al cole; no es realista pensar que vas a poder dedicar 4 horas seguidas a tu proyecto.
• Si tu peque se ha quedado en casa porque está con gripe, no es realista pensar que va a dormir durante todo el día y tú vas a poder trabajar sin interrupciones.

También necesitas ser realista con el tiempo que crees que te llevará cada tarea.

No intentes exprimir de más tu semana.  

Si saturas tu agenda de actividades y llegas al fin de semana teniendo que traspasar la mitad de las cosas porque no te ha dado tiempo a hacer todo lo que tenías planeado, vas a sentir que fracasaste, aunque hayas hecho un trabajo extraordinario.

SOLUCIÓN:   Aplica la regla del 1-3-5.    Esta técnica consiste precisamente en escoger muy bien las tareas que vamos a hacer cada día, siguiendo estas indicaciones:

• UNA única tarea grande. Esta sería la tarea que debes hacer sí o sí, una tarea realmente importante que te dará un chute de motivación o te permitirá avanzar rápidamente en unos de tus objetivos.   Así que piensa.... Si hoy sólo pudieras hacer una tarea, ¿cuál sería?
• TRES tareas medianas. Aquellas 3 cosas que estaría bien terminar, es decir, 3 cosas que es importante que tengas hechas (cuando hayas acabado con la primera).
• CINCO tareas pequeñitas. Estas son las que estaría bien que pudieras hacer, pero no son imprescindibles.

Con el tiempo podrás ir haciéndote a una idea de lo que es realmente realista en tu caso, mientras tanto, necesitarás reajustar tu plan a diario y practicar la flexibilidad.

Pero no pierdas de vista que es mucho mejor celebrar que has terminado una única tarea, que lamentarte porque has dejado 5 a medias.

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ERROR NÚMERO 5:  SER VÍCTIMA DEL PERFECCIONISMO

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Pasamos mucho tiempo intentando perfeccionar nuestro trabajo:

• La lámina perfecta.
• La página de ventas perfecta.
• El vídeo perfecto.
• La publicación perfecta.

Dedicamos cantidades ingentes de tiempo y energía para poder llegar a cumplir con nuestros estándares  personales más elevados.

Nuestra obsesión por la excelencia nos lleva a hacer un esfuerzo extra casi inhumano.

Y resulta que nunca es suficiente con lo que ya hemos conseguido.

Evidentemente perseguir la excelencia nos ayuda a conseguir grandes resultados, pero hay un reverso tenebroso en el que, en caso de caer, el perfeccionismo lo que hace precisamente es impedirnos mejorar.

Cuando somos víctimas del perfeccionismo:

• Nos volvemos menos eficientes:   Incluso cuando una tarea está terminada, seguimos dándole vueltas para ver cómo podemos mejorarla.
• Nos volvemos menos efectivas:  Nos empeñamos en hacer mogollón de cosas sin pensar en si son realmente necesarias.
• Posponemos acciones o tareas importantes simplemente porque no es el momento más adecuado.

El problema viene cuando nos obsesionamos con el perfeccionismo hasta el punto de tomarnos las situaciones como un todo o nada: o está perfecto o no vale la pena ni que empiece.​

SOLUCIÓN:   Todos tenemos a un perfeccionista dentro de nosotras, de lo que se trata es de ser consciente de cuando intenta tomar el control para sabotear nuestros proyectos.

¿Cómo vencer el perfeccionismo?  Necesitas reconciliarte con los errores.    

Detrás del perfeccionismo se esconde un gran miedo a cometer errores, pero como ya hemos visto, intentar llegar a una perfección del 100% es totalmente contraproducente.

Cuanto antes empieces a cometer errores, antes podrás aprender de ellos y crecer. 

Recuerda esto: la experiencia no se adquiere mientras estás parado, se adquiere mientras vas andando, probando, equivocándote y aprendiendo.

En lugar de planificar, prepararte y esperar hasta que llegue el momento adecuado, ¡simplemente hazlo!

Ponte en marcha, equivócate y aprende de lo que ha ido mal, es la única forma de avanzar.

Te dejo aquí un buen mantra a instaurar: hecho es mejor que perfecto.​

ERROR 5+1:  NO TENER NI IDEA DE POR DÓNDE EMPEZAR

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Esto es lo peor.  

Si te pones a intentar cosas sueltas por aquí y por allá tampoco vas a obtener los resultados que deseas, y como ya te he dicho antes, te vas a acabar desanimando.

Pero no te preocupes, en la próxima clase te explicaré un método para a paso, que está comprobado que funciona.

Y ahora dime,   ¿te has sentido identificada con alguno de estos errores? ¿Qué pasos vas a dar para empezar a hacer cosas distintas?

¡Te espero en la sección de comentarios!