Cómo tener una lista de tareas realmente productiva

Hay muchas personas que consideran erróneamente que no tienen tiempo para llevar una lista de tareas, y luego están las que conocen sus beneficios pero no acaban de sacarles todo el jugo.

Déjame que te diga que hay pocas cosas que suban tanto la moral como tachar algo de tu lista de tareas, generan un diálogo interior muy interesante:

¡Lo conseguiste!

¡Bien por ti!

¡Ahora a por lo siguiente!

¡No hay quién te pare!

Como fan muy fan de este tipo de herramientas, hoy quiero hablarte de las características que debería cumplir tu lista de tareas para ayudarte realmente a aumentar tu productividad y permitirte gestionar mejor tu tiempo.

 

 Bocados claros, concretos y digeribles

 

Sí, la lista debe recoger una serie de acciones que no puedan interpretarse de maneras distintas.

Cada tarea debe recoger una simple acción para empujarte a tomar acción.

Una tarea que a su vez pueda desglosarse en muchas más tareas no va a ayudarte.

Si las instrucciones a seguir son claras y específicas, todo viene rodado.

Cuando tenemos ante nosotras una tarea que nos parece demasiado vaga o ambiciosa, tendemos a posponerla.

Esa falta de concreción nos impide atacarla adecuadamente, y es lo típico que acabas dejando para el final, no porque sea algo tremendamente difícil, sino porque la forma de abordarla no es la correcta.

Si divides tus proyectos en pequeñas tareas es mucho más fácil saber cuál es la siguiente acción que debes tomar.

Además, estos pequeños bocados te permiten avanzar cuando tienes 10 minutos libres.

Si en esos pocos minutos que de repente  tienes libres decides consultar tu lista de tareas y lo único que ves se parece a:

 

• Organizar fiesta de cumpleaños de Pepito.

 

No vas a saber por dónde empezar y no vas a tener tiempo de hacer nada!!!

Pero si tu lista de tareas tiene este nivel de desglose y concreción:

 

• Hacer lista de invitados.

• Anotar posibles regalos.

• Escoger temática de la fiesta.

• Hacer lista de bebidas.

• Etc…

 

Puede que tengas tiempo de hacer una o dos cosas, ¿no crees?

 

Ayuda a tu yo del futuro

 

Lo ideal es que dejes preparada tu lista de tareas la noche anterior.

Al final de la jornada (de trabajo) es el mejor momento para anotar qué tareas deberás priorizar al día siguiente, ya que sabes exactamente dónde te has quedado y qué es más importante para seguir avanzando.

Así que déjaselo fácil a tu yo del futuro, para que no tengas que perder tiempo intentando adivinar dónde te quedaste y cuál era la primera tarea que querías quitarte de encima.

 

Empiezo a estar cansada de ver esto aquí

 

A veces pecamos de voluntariosas y optimistas, pero la verdad es que a base de ir conociendo nuestro propio sistema de gestión personal una acaba dándose cuenta que hay cosas que nunca llegarás a hacer, por mucho que las anotes en tu lista.

Así que en la medida de lo posible, anota sólo aquellas tareas que sepas seguro, seguro, segurísimo que vayas a querer/necesitar hacer en un futuro.

Hay tareas que vas arrastrando de una lista a otra, durante días o semanas, hasta que al final llega un día en que dices “Bah! No lo voy a hacer, esto ya no lo anoto más”.

¡Ya era hora de que te dieras cuenta!

Si es algo que realmente no es prioritario, no te ayuda a acercarte a tus metas ni te hace realmente feliz,  ya está bien que se quede fuera de tu lista.

Y si es algo importante pero que por el motivo que sea tú te ves incapaz de hacerlo, delégalo a otra persona y sigue con lo tuyo.

 

Lo bueno si breve…

 

Una lista de tareas no debe convertirse en un listado de “cosas que me gustaría hacer algún día si….”.

Puedes tener ese tipo de listas si te apetece, ¡por supuesto!

Pero cuando hablamos de la lista que te indica qué es lo próximo que vas a hacer a continuación, debes mantenerla corta y realista.

Una lista de tareas interminable que claramente no vas a poder terminar en un solo día, lo único que hará será desanimarte y hacerte sentir que has fracasado.

Además, leer y releer varias veces al día toda esa lista sin fin va a hacer que te estreses sin motivo.

Tu cerebro va a centrarse en todo lo que queda por hacer, gastando recursos mentales inútilmente intentando encontrar la forma de llegar a todo.

Este es un patrón negativo que no te conviene.

Además, la lista de tareas debe ser algo que idealmente revises y te propongas a diario, y que en la medida de lo posible también incluyas en tu revisión semanal, así que no tiene sentido meter en esta lista actividades que podrían llenar tu calendario los próximos dos meses.

Una lista de tareas excesivamente larga va a paralizarte y dejará de cumplir la función de ayudarte a ser más productiva.

Di adiós a las never-ending-lists.

 

Tareas rutinarias

 

¿Te estás preguntando si necesitas anotar todas las tareas que realizas de forma rutinaria cada semana?

Es una opción.

Aunque personalmente prefiero tener otra lista aparte con las tareas recurrentes.

Así me olvido de anotar y tachar siempre las mismas cosas, para mí no tiene sentido.

Lo único que te recomiendo anotar de forma repetitiva en tu agenda, día tras otro, son aquellas tareas que te están ayudando a instaurar un hábito.

Si te has propuesto dedicar 15 minutos diarios a meditación y todavía no lo haces de forma rutinaria, entonces sí, anótalo cada día para tenerlo presente, hasta que llegue ese día en que lo harás sin que sea necesario un recordatorio 😉

Lista de tareas… ¿a largo plazo?

 

Lo mismo ocurre con las tareas de cosas pendientes que simplemente no quieres olvidar pero que te gustaría hacer algún día.

Este tipo de tareas no tiene sentido ponerlas en una lista de tareas estándar en la que anotas lo que quieres realizar hoy o mañana.

En lugar de ir arrastrando tareas esperando a que algún día tengas ese tiempo extra que necesitas, ¿por qué no coges tu agenda y reservas un bloque de tiempo para dedicarte a exclusivamente a esa tarea en concreto?

¡No esperes a tener tiempo, créalo!

¿Por dónde empezar?

 

Te propongo que organices tu lista en función de la prioridad de cada tarea.

Deja en la primera línea aquello que debas hacer sí o sí, lo que no puedas ni debas posponer más, aquella tarea que marcará la diferencia.

Pregúntate ¿qué tareas es la que te hará sentir mejor una vez realizada?

¿Cuál te dará mayor satisfacción?

¿Qué tarea deberías hacer si no tuvieras tiempo para nada más?

Lo ideal sería que pudieras tachar esa tarea de tu lista a primera hora de la mañana y quitarte el muerto de encima lo antes posible aprovechando que estás llena de energía.

Pero si no puedes ponerte a ello hasta mediodía, tampoco pasa nada.

En cuanto tengas el momento para hacerlo, será la primera que harás, y luego ya mirarás cuáles son las siguientes.

 

¿Estás ocupada o eres productiva?

 

Tachar tareas a lo loco no te hace automáticamente más productiva, por mucho que creas que el subidón de tachar 20 cosas va a ser irrepetible.

Puedes pasarte el día tremendamente ocupada haciendo mil cosas pero dedicándote a tareas irrelevantes y sin mucha trascendencia.

Sí, es tentador dedicarte a algo que será rápido y fácil, pero… ¿no será que estás posponiendo por algún motivo las tareas verdaderamente importantes?

Una lista de tareas es realmente útil cuando te facilita centrarte en tareas realmente relevantes y descartar todo lo demás.

Te animo a comprobarlo.